書類のデータ化方法は？スキャナーとアプリの使い分け

押し入れから出てきた段ボール1箱ぶんの書類。

契約書や子どもの通知表、手書きの家計簿が混ざっていて、捨てるに捨てられない状態です。

書類のデータ化を自分でやるなら、要るのはスキャナーかスマートフォンのカメラと、保存先のパソコンかクラウドの2つだけで、機材そのものは難しくありません。

つまずくのはたいてい別のところにあります。

ホチキスの針を抜く、折れた角を伸ばす、サイズのそろわない紙を分けるという下ごしらえで、100枚のつもりが半日仕事になります。

読み取り設定を間違えると、文字がつぶれて読み返せないファイルが大量に残ります。

本記事では、スキャナーとスマホのどちらを選ぶか・解像度と保存形式の決め方・原本を捨てていい書類と残すべき書類の線引きを解説します。

書類のデータ化に必要なものは、読み取る機械と保存先の2つ

先に手元を確認してください。足りないものがあると、途中で作業が止まります。

読み取る側の選択肢

紙を画像にする手段は、シートフィーダー付きのスキャナー、フラットベッド（ガラス面に伏せて置くタイプ）のスキャナー、複合機のADF、スマートフォンのカメラアプリの4タイプです。

枚数が多くてサイズが揃っている書類なら、紙を束で差し込めるシートフィーダー型がいちばん速い。

反対に、糊で貼られた切り抜きや、折り目のついた古い証書、ホチキス留めを外したくない冊子はフラットベッドでないと通りません。

無理に送ると紙が詰まって破れます。

スマートフォンのカメラアプリは、枚数が数十枚までで、台形のゆがみを自動補正してくれるものなら実用になります。

ただし光が片側から当たると影が入り、文字の判読に差が出ます。

機材の選び分けはデジタル化を自分でやるのに要る機材で媒体ごとに解説しています。

保存先とファイル名の決め方

保存先はパソコンの内蔵ストレージだけにしないでください。

書類のデータ化は、紙を処分したあとはそのファイルが唯一の控えになります。

外付けドライブとクラウドの2か所に置くのが基本です。

意外に効果があるのがファイル名の規則を先に決めておくことで、「2008-03_小学校_通知表.pdf」のように年月を頭に置くと、フォルダ内で自動的に時系列に並びます。あとから数百枚ぶんの名前を付け直すのは現実的ではないので、スキャンを始める前に1行だけルールを書き出しておくと後が楽です。

書類のスキャン手順は、仕分け・設定・読み取り・確認の4段階

段階1｜紙の下ごしらえと仕分け

ホチキスの針とクリップを全部外します。

針が1本残っているだけでスキャナーのガラス面に傷が入り、以後のすべての読み取りに縦線が乗ります。

角が折れている紙は手で伸ばし、濡れてよれた紙は重しをかけて一晩置いてから。

ここでサイズごと（A4・B5・はがき・レシートのような小片）に束を分けておくと、設定を切り替える回数が減ります。

段階2｜解像度と保存形式を決める

文字だけの書類は300dpiのモノクロかグレースケール、写真やイラストが入るものは300〜600dpiのカラーが目安になります。

解像度を上げるほどファイルは重くなり、読み取り時間も伸びます。

保存形式は、複数ページをまとめて1冊として扱いたいならPDF、1枚ずつ画像として管理したいならJPEGです。

契約書のように検索したい書類は、OCR（文字認識）付きでPDFにしておくと、あとから本文の語で探せます。

段階3｜束で読み取る

シートフィーダーに一度に入れる枚数は、説明書にある上限より少なめにすると重送（2枚が重なって送られること）が減ります。

10〜20枚ずつに区切って流すほうが、結果的に早く終わります。

古い紙は静電気でくっつくので、差し込む前に束の端をずらして空気を入れてください。

段階4｜抜けと傾きを確認する

読み取りが終わったら、必ずページ数を数えます。

重送が起きると、気づかないまま1枚ぶんが丸ごと消えます。

原本を処分したあとでは取り返しがつきません。

あわせて、文字が読めるかを等倍で数ページ確認してください。

縮小表示では、つぶれた文字も読めているように見えます。

データ化にかかる時間は、枚数より下ごしらえで決まる

読み取り自体は1枚あたり数秒で、100枚でも機械が動いている時間は10分前後です。

実際にかかるのはその前後で、針を抜いて束を整える作業と、終わったあとのファイル名付け・確認に、同じ100枚で1〜2時間はかかります。

段ボール1箱だと、週末2日が埋まる規模だと考えておくほうが無難です。

この比率がわかると、判断が変わります。

サイズが揃っていてホチキスのない書類が大量にあるケースは、自分でやる効率がいちばん良い。

反対に、新聞の切り抜きや冊子、サイズのばらばらな古い証書が混ざっている箱は、枚数が少なくても時間だけが膨らみます。

途中で中断する前提で進めるなら、箱を「終わった束」「これから」「保留」の3つに分けて、保留に入れたものは最後にまとめて片付けると、どこまでやったか分からなくなる事態を避けられます。

スキャンしても紙より読みやすくはならない

元の紙に書かれている以上の情報は増えません。

インクがかすれた感熱紙のレシートは、データ化してもかすれたままです。

解像度を上げれば粒子は細かくなりますが、消えた文字が戻るわけではありません。

とくに注意したいのが感熱紙で、レシートやFAXの用紙は時間とともに印字が薄くなります。薄くなってからでは読めないので、残したいものは早めに読み取るほうが確実です。

もうひとつ、OCRの精度にも期待しすぎないでください。

活字の印刷物なら実用的な精度が出ますが、手書きの文字、古い謄本の崩した字、表組みが複雑な帳票は誤認識が出ます。

検索でヒットしなかったからといって、その書類が無いとは限りません。

重要な書類は、OCRに頼らずフォルダ分けとファイル名でも辿れるようにしておくと安心です。

自分でデータ化しないほうがよい書類

次のものは、手を出す前に止まってください。

• カビや水濡れの跡がある紙。触れると繊維ごと剥がれ、機械に通せば粉が内部に入ります
• 糊付けされたアルバムに貼られた書類や写真。無理に剥がすと表面ごと持っていかれます
• 原本性が求められる書類。実印の押された契約書、権利証、戸籍や登記の謄本は、スキャンしたデータが原本の代わりになりません
• 他人の個人情報が載った書類。業務上のものを自宅で扱うと、保管と廃棄の責任が別に生じます

原本性の点はとくに誤解されやすいところです。

データにしたから紙は不要、とはなりません。

税務や相続で提出を求められる書類は、保存期間が終わるまで紙で持っておく必要があります。

何年保存すべきかは書類の種類で違うので、処分する前に確認してください。

著作物の扱いにも線があります。

市販の書籍や教材を丸ごとスキャンして他人に渡す行為は、私的複製の範囲を超えます。

どこまでが自分でやってよい範囲かは、教科書のデータ化はしていい？自炊できる範囲と手順で解説しています。

業者に出すかどうかは、枚数と紙の状態で考える

機材を買うかどうかで迷っているなら、計算の順序は決まっています。

シートフィーダー付きのスキャナーを買う費用と、今回1回で終わる枚数を業者に出した費用を並べてみてください。

今回限りで終わるなら業者、今後も年に何度か使うなら手元に機材を置くほうが合います。

枚数以外で業者に振るべきなのは、サイズが揃っていない束、冊子状で分解したくないもの、機械に通せない状態の紙です。こうした書類は1枚ずつの手作業になるため、自分でやると時間単価が極端に悪くなります。

一方で、業者に出すと書類が手元を離れます。

内容に個人情報や機密が含まれるなら、作業場所が自社か外注か、作業後の原本とデータの扱いがどうなるかを申込前に確認してください。

料金は枚数・サイズ・OCRの有無・納品形式で変わるので、単価だけの比較は成り立ちません。

何で総額が動くかはダビングとデジタル化の料金相場で媒体別に解説しています。

よくある質問

スマホのスキャンアプリでも十分ですか

枚数が数十枚までで、保存したあとに内容を見返せればよいという用途なら実用になります。

台形補正と影の除去がある機能を使い、真上から撮ってください。

ただしページ数の多い冊子や、文字の小さい帳票には向きません。

1枚ずつ位置を合わせる手間が、枚数に比例して増えます。

解像度は高いほどいいですか

高くすればファイルサイズと読み取り時間が増える一方、文字の読みやすさは300dpiを超えたあたりから体感で変わりにくくなります。文字中心の書類は300dpi、写真やハンコの質感まで残したいものは600dpiという使い分けが現実的です。

スキャンしたら原本は捨てていいですか

書類の種類によります。

実印の押された契約書、権利証、登記や戸籍の謄本のように原本そのものに意味があるものは残してください。

税務関係の書類も法定の保存期間があります。

判断に迷うものは、処分せずに保留の箱へ入れておくほうが安全です。

PDFとJPEGはどちらで保存すべきですか

複数ページを1つの書類として扱うならPDF、1枚ずつ画像として並べたいならJPEGです。契約書や取扱説明書のようにまとまりで見るものはPDF、あとから一部だけ差し替えたり加工したりする可能性があるものはJPEGが扱いやすいでしょう。

ホチキス留めの冊子はどうすればいいですか

針を抜いて1枚ずつにしてからシートフィーダーに通すのがいちばん速い方法です。

ただし抜いた跡の穴から紙が裂けることがあるので、古い紙や薄い紙はフラットベッドで1枚ずつ読み取ってください。

分解したくない冊子は、無理に通さず業者に相談するほうが安全です。

古い書類と一緒にビデオテープも出てきました

書類とテープでは必要な機材がまったく違います。

テープは再生機器とキャプチャー機器が要り、再生中は実時間ぶんパソコンの前に拘束されます。

取り込み機器の選び分けはビデオキャプチャーの選び方で、再生機側の事情はVHSデッキは今も買える？で解説しています。

まとめ

書類のデータ化で手間がかかるのは機械の操作ではなく、針を抜いて紙を整える下ごしらえと、読み取ったあとの抜け確認です。

100枚で1〜2時間を見込んでおけば、途中で投げ出さずに済みます。

解像度は文字中心なら300dpi、保存形式はまとまりで見る書類ならPDFを基本にして、ファイル名の規則だけは始める前に決めておいてください。

カビや水濡れのある紙、原本性が求められる契約書や謄本は、自分で処理する対象から外します。

サイズのばらついた束や分解したくない冊子も、手作業の比率が高く自分向きではありません。

ぜひ本記事の4段階の手順と、自分でやらないほうがよい書類のリストを参考に、まず最初の1束から仕分けを始めてください。